• Image
    info@phanmemmarketing.vn
    Image
    0915.90.1919

Bạn là một người chuyên nghiệp, bạn biết tôn trọng bạn, và cũng muốn người khác hiểu rằng bạn tôn trọng họ… vậy bạn gửi một cái email cũng nên có điều đó

mail contactCách viết nội dung email marketing chuyên nghiệp

Khi bạn viết một email, tối thiểu bạn phải tuân thủ theo một format chuẩn thông thường sau:

Người nhận: Gửi đúng người cần nhận, biết sử dụng công cụ phần mềm gửi email chuyên nghiệp

Chủ đề: Chủ đề rõ dàng gắn gọn xúc tích nhất… phần này sẽ xuất hiện trong Inbox người nhận trước khi đọc mail của bạn

Lời chào: Kính gửi:… ; Dear ….

Nội dung: Nội dung nên gắn gọn, xúc tích, trình bày ý nào ra ý đó, nên gạch đầu dòng từng ý..

Chứ kỹ:  Nên có Lời cảm ơn, thông tin cá nhân, đơn vị bạn để thuận lợi cho người nhận mail liên hệ.

File đính kèm: Nếu bạn định gửi File đính kèm, tuyết đối không lên quên file đính kèm… mọi người đánh giá rất thấp về sự lãng trí này.

1. Nghĩ trước khi viết

    Trước khi bắt đầu soạn một email, hãy nghĩ kỹ về những gì bạn định viết và liệu email ấy có thật sự hiệu quả cho mục đích viết hay không. Ví dụ như, nếu bạn đang cố gắng giải quyết các vấn đề của một ai đó thì hãy gọi điện trực tiếp cho người đó. Nếu bạn muốn giải thích một quy trình nào đó thì hãy giải thích trực tiếp, điều này sẽ hiệu quả hơn là kể về quy trình đó qua email (bạn có thể sử dụng dịch vụ như WebEx). Nếu muốn chỉ ra một vấn đề cấp bách với đồng nghiệp tại cơ quan thì hãy nói chuyện riêng với họ.

 2. Viết email thật đơn giản

     Email sẽ hiệu quả nhất đối với các yêu cầu và thông điệp đơn giản trong 2 dòng. Ví dụ như “Bạn có thể gặp mình lúc 4 giờ không?” hay “Bạn có dữ liệu này chưa?” Nếu email của bạn nằm trong một chuỗi dài có từ 2 email trở nên thì người nhận thường quên mất email gốc của bạn.

 3. Viết email ngắn

    Mọi người ưa thích sử dụng email vì sự nhanh chóng và dễ dàng. Nếu email trở nên dài hơn hoặc phức tạp hơn thì bạn sẽ mất nhiều thời gian viết hơn và khó thu hút người nhận hơn.  “nếu một email dài hơn 12 dòng và có đến 2 mạch nội dung thì bạn đang làm lãng phí thời gian cũng như đang làm nhạt dần email của mình”.

4. Sử dụng dòng Subject

    Mọi người sử dụng các dòng subject như một thanh công cụ trong hòm thư đến để cho biết cần làm gì. Để giúp người nhận phân loại tầm quan trọng của vấn đề và hiểu rõ mục đích của email, dòng Subject cần phải rõ ràng.  “Hãy nói cho người nhận biết bạn muốn gì trên dòng subject. Sau đó, thay vì đánh dấu email và phân loại mức độ quan trọng của email thì người sử dụng hãy đặt hạn cuối mà người gửi muốn nhận được thư trả lời trên dòng Subject”

 5. Đặt cấu trúc cho email

     “Một email theo đúng chuẩn mực cần có phần mở đầu, phần thân và phần kết thúc email”. Mục đích của email marketing nên rõ ràng trong phần thân, trong đó nêu rõ những việc gì cần phải làm. Các câu nên chỉ có 15 từ hoặc ít hơn. Phần mở đầu và kết thúc không nên quá tổng cộng 7 dòng, còn phần thân không nên quá 5 dòng.

 6. Làm chủ email của mình

    Bertolo cho rằng nên hỏi người nhận email của mình những câu hỏi như: “Tôi có thể giúp gì được hay không? Tôi đã cung cấp đủ thông tin cho bạn hay chưa?”

 7. Tránh những từ ngữ và cấu trúc khó hiểu.

    Cách bạn giao tiếp qua email cho thấy mức độ chuyên nghiệp của bạn như thế nào. Tránh những từ ngữ mang tính xúc phạm và châm biếm. Ngay cả khi ai đó gửi đến bạn một bức thư khiếm nhã thì bạn vẫn có thể trả lời thư một cách lịch sự. Bà cũng khuyến cáo nên tránh các câu hỏi mang tính phòng thủ như “Tại sao dự án của bạn lại chậm trễ như thế?”. Cách tốt nhất để xác định những vấn đề ấy là liên lạc qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp. Cũng nên tránh các từ ngữ “mang tính khiêu khích” như“Tại sao bạn lại…”, “Bạn phải…..”, “Tôi chắc chắn là bạn sẽ đồng ý với việc …”, và “Tôi không hiểu tại sao bạn …”. Những câu hỏi này cho thấy sự thất bại trong giao tiếp mà chắc chắn là email không thể sửa chữa những thất bại này được (hoặc ít nhất là nhanh chóng sửa chữa những thất bại này).

Chúc bạn thành công!

Cách viết nội dung email marketing chuyên nghiệp
5 (100%) 1 vote

About Hiếu Nguyễn

"Tôi không có ý tưởng giúp bạn trở nên giàu có, nhưng tôi có công cụ giúp bạn thành công" Chuyên viên tư vấn SMS & Email Marketing Mobile: 01649611954 | 0932857228 Skype: nguyenkhahieu|Email: hieunguyen@phanmemmarketing.vn

Comments

comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Sản phẩm phần mềm


HỖ TRỢ TRỰC TUYẾN
Ms Tuyến     0915.144.004
chat với Mr Hiếu Chat với Mr Hiếu
Ms Oanh       0936.336.127
chat với Mr Thương Chat với Mr Thương
Mr Thương   0915.90.1919
chat với Mr Thương Chat với Mr Thuong
Ms Nguyên   0914.554.231
chat với Ms Nguyên Chat với Ms Nguyên
Ms Hà           090.234.0089
chat với Ms Hà Chat với Ms Hà
Mr Hiếu        0932.857.228
chat với Mr Hiếu Chat với Mr Hiếu