Hotline (Zalo): 0915 90 1919 – Office: (024) 6293 8008

Hướng dẫn sử dụng phần mềm gửi email TOP Email Marketing

Theo thống kê email marketing năm 2020, 91% người tiêu dùng mở email hàng ngày. Và dự kiến đến năm 2022, sẽ có 347 tỷ email được gửi mỗi ngày. Thời gian tốt nhất để gửi email marketing từ 9 – 10 giờ sáng thứ 3 và thứ 5 trong tuần. Nếu bạn đang đắn đo có nên sử dụng Email marketing làm kênh tiếp thị trong chiến dịch của mình hay không ? Hãy thử tham khảo Những chỉ số thống kê email marketing mới nhất trước khi ra quyết định.

TOP Email là một trong những phần mềm email marketing uy tín, phổ biến hầu khắp các lĩnh vực tại Việt Nam hiện nay. Với giao diện tiếng Việt, sử dụng đơn giản. Chỉ khoảng 5 phút xem video và tài liệu dưới đây, bạn sẽ nắm rõ được cách sử dụng.

Video Hướng Dẫn Sử Dụng Phần Mềm Gửi Email Hàng Loạt


I. Cài đặt phần mềm Top Email Marketing

Bước 1. Download phần mềm Top Email Marketing

Truy cập vào website http://phanmemmarketing.vn/, vào mục Download để tiến hành tải phần mềm về máy tính.

tai-dung-thu-mien-phi-phan-mem-gui-email-hang-loat-top-email-marketing
Bước 2. Cài đặt phần mềm

Click vào file TOPEmailMarketing-Setup9.2Setup.exe vừa tải về để bắt đầu quá trình cài đặt.

cai-dat-top-email-marketing

Click Đi tiếp để tiền hành quá trình cài đặt phần mềm

Click Cài đặt để kết thúc quá trình cài đặt phần mềm gửi email Top Marketing.

Sau khi cài đặt hoàn tất, biểu tượng phần mềm Top Email sẽ được hiển thị ra ngoài màn hình Desktop. Click chuột vào icon để mở phần mềm.

Lưu ý: Đối với máy tính khi cài đặt xong, nếu không mở được phần mềm lên, Quý Khách cần tải thêm Net Framework 4.8.

Sau khi mở Top Email, Quý khách cần điền thông tin đăng ký dùng thử.

dang-ky-thong-tin-dung-thu-phan-mem-email-marketing

Hoàn tất quá trình điền thông tin, bấm Đăng ký Dùng thử. Phần mềm Top Email sẽ được tự động kích hoạt với hạn mức gửi 100 email. Thời hạn dùng thử trong 7 ngày.


II. Hướng dẫn sử dụng phần mềm gửi email marketing – TOP Email

1. Cập nhật Địa chỉ email gửi và nhận phản hồi

Trước khi bắt đầu quá trình gửi email marketing, các bạn cần phải vào mục Thông tin bản quyền để điền Email phản hồi và tên Thương hiệu gửi đi.

capnhat-email-gui-va-nhan-phan-hoi
  • Email phản hồi: Là email nhận phản hồi từ khách hàng.
  • Thương hiệu gửi đi: Là tên công ty, tên sản phẩm, dự án của bạn …
  • Email đang gửi: Là địa chỉ email dùng để gửi thư tới khách hàng.
  • Email thay mới : Khi Quý Khách cần thay đổi địa chỉ email khác để gửi thư tới khách hàng. Quý Khách có thể điền email vào ô này. Sau đó bấm Cập Nhật để thay đổi.
2. Nhập File data khách hàng

Cách 1 – Nhập thủ công

Ghi rõ địa chỉ email gửi đi trong ô Danh sách Email gửi đi. Sau đó ấn Enter để thêm email xuống cột danh sách.

Cách 2 – Nhập tự động từ file

Click vào Files, chọn đến file danh sách địa chỉ email cần gửi (dạng text, excel, csv) sau đó bấm Open để nhập.

Lưu ý : Cần Tắt (Đóng) File danh sách email trước khi nhập vào phần mềm.

Nếu trong danh sách có sẵn thông tin : Họ tên, số điện thoại,…., các thông tin này cũng sẽ tự động được nhập vào phần mềm để phục vụ cho việc gửi mail.(tối đa 4 trường thông tin được nhập)

Sau khi nhập xong, danh sách email gửi đi sẽ được hiển thị như hình bên cùng với trạng thái Chưa gửi/Đã gửi.

3. Cá nhân hóa nội dung Email

Bạn có biết, các chiến dịch email được cá nhân hóa làm tăng tỷ lệ mở trên 15%. Thực tế, cá nhân hóa email cũng là một trong những mẹo để tăng hiệu quả Inbox.

Tham khảo thêm 15 thống kê cá nhân hóa email làm bạn ngạc nhiên

Bước 1. Tạo định dạng file Excel nhập vào

Cột đầu (Cột A) phải để danh sách Email. Cột tiếp theo (Cột B) là Tên khách hàng hoặc thông tin khác (Nếu có).

Định dạng danh sách email
Định dạng file danh sách email

Bước 2. Nhập danh sách vào phần mềm và chèn tên vào nội dung email

Click chuột tại vị trí cần chèn thông tin. Sau đó bấm vào biểu tượng Cá nhân hóa nội dung email để chèn thông tin khách hàng vào trong nội dung.

4. Chèn hình ảnh vào trong nội dung email

Click vào biểu tượng Upload Picture.

Chọn Open hoặc Open & Resize (nếu muốn thay đổi kích thước ảnh).

Sau đó tìm đến file ảnh cần chèn và bấm vào Upload để tải ảnh lên.

Đợi hình ảnh được tải lên và hiển thị trên bảng. Bấm Insert để kết thúc bước chèn hình ảnh.

Trường hợp Quý khách cần chỉnh sửa kích thước hình ảnh, vui lòng click chuột phải vào hình ảnh cần chỉnh. Chọn Image Properties.

1 bảng chỉnh sửa sẽ được hiện ra để thay đổi thông số hình ảnh tùy chọn:

  • Height (Chiều cao)
  • Widht (Chiều rộng) : Khuyến khích chiều rộng tối đa nên đặt từ 600-800. Nhằm tránh làm email rơi vào hộp spam.
5. Đính kèm tệp file vào nội dung email

Bước 1. Click vào biểu tượng UpLoad File.

Bước 2. Chọn Open và tìm đến file muốn upload.

Sau khi chọn xong file cần đính kèm. Click Upload.

Đến khi phần mềm hoàn tất quá trình tải file, bấm Copy để sao chép link liên kết của file vừa tải.

Bước 3. Quý khách viết 1 đoạn chữ trong nội dung email. Ví dụ : Tải file Tại Đây, Xem báo giá tại đây..vv… Trong ví dụ bên dưới, Top viết đoạn chữ : “Bảng báo giá Top Marketing 2020.”

Quý khách bôi đen đoạn chữ và chọn icon (biểu tượng) Hyperlink.

Dán đường liên kết vừa copy ở Bước 2 vào ô URL. Bấm OK. Quá trình đính kèm tệp file vào nội dung email được hoàn tất.

6. Sử dụng template (Mẫu email marketing)

Template sẽ làm cho bức thư trở nên chuyên nghiệp, hấp dẫn hơn. Đối với những bạn đã có kiến thức về thiết kế mẫu temp email. Nếu đang có sẵn những mẫu email html (htm) riêng. Hoặc đang sở hữu nhiều mẫu tìm được từ các bên dịch vụ khác. Bạn có thể nhập vào phần mềm TOP Email theo hướng dẫn Tại Đây.

Còn nếu bạn là người mới bắt tay vào làm email marketing, không rành về thiết kế. Vậy hãy tham khảo kho template của TOP theo hướng dẫn bên dưới.

icon-load-email-template

Kích vào biểu tượng Load Email Template ( Trên thanh công cụ)  để lựa chọn các mẫu template có sẵn.

Click vào Lựa chọn để soạn mẫu Email. Sau khi lựa chọn template, tiếp tục tùy chỉnh các thông tin cần thiết như soạn mail thông thường.

7. Thống kê báo cáo

Phần mềm TOP Email Marketing có tính năng thống kê theo thời gian

– Thống kê toàn thời gian

– Thống kê tháng hiện tại

– Thống kê ngày hiện tại

– Thống kê theo từng chiến dịch

Phần mềm thống kê các thông số:

– Tổng số Email gửi: lượng email marketing đã được gửi theo thời gian.

– Số Email được mở: lượng email được khách hàng mở và kích vào “Hiển thị hình ảnh dưới đây”

–  Đánh dấu Spam: Lượng địa chỉ email đánh dấu email bạn gửi là spam.

Phần mềm có thể thống kê cụ thể những địa chỉ Email đã mở mail.

Để sử dụng tính năng này bạn vào mục Thông tin bản quyền. Tích chọn ô Bật tính năng theo dõi email mở. Phần mềm thống kê ở 2 dạng: dạng số liệu và dạng biểu đồ hình cột.


Hỗ trợ – Cách làm email marketing tỷ lệ Inbox cao

Trong quá trình dùng thử, khi có bất kỳ vướng mắc nào. Quý khách có thể tải phần mềm hỗ trợ từ xa và liên hệ TOP Marketing kết nối hỗ trợ.


Kiến thức hữu ích : Để email không bị vào spam

TOP Marketing từng chia sẻ nhiều bài viết lưu ý các yếu tố ảnh hưởng đến tỷ lệ inbox. Sau đây, TOP sẽ tóm tắt lại các vấn đề chính để khách hàng sử dụng phần mềm hiệu quả hơn.

1. Thông tin người gửi

☑️ Thương hiệu và Tiêu đề gửi email :

  • Không chèn tên miền website, không viết số điện thoại ;
  • Không viết hoa tất cả các chữ cái;
  • Tránh dùng các ký tự đặc biệt như $, %,…vv…

☑️ Không nên dùng email tên miền, yahoo mail hoặc email giả mạo làm Địa chỉ gửi đi. Tốt nhất nên sử dụng Gmail.
☑️ Không gửi email cho chính mình. Vì bộ lọc email sẽ nhận diện spam khi địa chỉ người gửi và nhận trùng nhau.

2. Nội dung email

☑️ Nội dung nếu copy từ bất kỳ nguồn nào ( Word hoặc trên trang mạng ), cần được làm sạch trước khi dán vào chương trình gửi email. Bạn có thể chọn 1 trong 2 cách sau :

  • Cách 1 : Dán nội dung vào file Notepad (Text Document). Sau đó copy lại nội dung rồi dán vào chương trình gửi email.
  • Cách 2 : Vào trang https://word2cleanhtml.com/ ; Copy nội dung cần gửi email dán vào trang này. Sau đó bấm CONVERT to clean html. Như vậy, bạn đã có nội dung được làm sạch. Chỉ cần copy toàn bộ code HTML này vào phần mềm TOP để chuyển sang dạng văn bản là được.

☑️ Không chèn quá nhiều link trong nội dung. (Tốt nhất không nên chèn link)
☑️ Duy trì tỷ lệ ảnh và chữ tương ứng 20 : 80. Không nên gửi duy nhất 1 hình ảnh
☑️ Không viết quá nhiều chữ số hoặc các ký tự đặc biệt như % # ! $
☑️ Không viết hoa tất cả các chữ cái
☑️ Tránh dùng quá nhiều các từ sau : Miễn phí, giảm giá, các từ so sánh hơn nhất (tốt nhất, rẻ nhất, hiệu quả nhất…vv), lãi suất, dự án, căn hộ…vv…
☑️ Một nội dung chỉ nên gửi tối đa khoảng 3000-5000 email. Sau đó nên thay mới lại, tối thiểu 30% nội dung. (Thay cách diễn đạt, các từ đồng nghĩa,…) Nếu nội dung có hình ảnh, bạn cần chèn lại ảnh cũ, nên đổi mới Tên File Ảnh. Sau đó upload lại để chèn. Hoặc có thể chèn 1 hình mới.

Chi tiết hơn về cách gửi email có tỷ lệ inbox cao, vui lòng tham khảo mục 4 và 5 bài viết 4 bước làm email marketing hiệu quả nhất .

About TOP Marketing- 0915.90.1919

"Thử thách là những thứ làm cho cuộc sống trở nên thú vị. Vượt qua được thử thách chính là điều làm nên ý nghĩa của cuộc đời"

Comments

comments

Chuyên mục: Email Marketing

TOP Marketing- 0915.90.1919

"Thử thách là những thứ làm cho cuộc sống trở nên thú vị. Vượt qua được thử thách chính là điều làm nên ý nghĩa của cuộc đời"