fbpx

Hotline (Zalo): 0915 90 1919 – Office: (024) 6293 8008

Bạn đang tìm nguyên nhân gửi email vào spam? Email marketing bạn gửi tới đối tác đang bị rơi vào mục thư rác thay vì hộp thư đến? Hãy theo dõi bài viết này của Top Marketing để tìm ra nguyên nhân gửi email vào spam. Đồng thời chúng tôi cũng sẽ hướng dẫn bạn cách sửa email vào inbox.

Email spam là gì ?

Đó là những email gửi tới bạn mà không hề được sự cho phép nhận từ bạn. Tại sao phải cần sự cho phép? Ai gửi email đến thì chúng ta nhận thôi, không được sao?

Bạn có biết, mỗi giây trôi qua tổng cộng có bao nhiêu email được gửi không? Khoảng 2.600.000 được gửi đi mỗi giây, tương đương với 156 triệu mỗi phút. Và khoảng 224,000,000,000 (hai trăm hai mươi bốn tỷ) mỗi ngày.

Tuy nhiên, trong 224 tỷ email đó, ước lượng khoảng 90% là email làm phiền (thư rác và email không mong đợi). Một số hãng bảo mật như Kaspersky và Symantec ước tính số lượng email spam hiện vào khoảng 53% – 58%. Khi lấy con số trung bình 123 tỷ email spam (55% spam /224 tỷ email) chia cho dân số thế giới (7.5 tỷ) thì mỗi người nhận ít nhất 16 email hằng ngày và mỗi tháng gần 500 email spam.

thong-ke-email-spam-tren-the-gioi
Ngoài ra, Việt Nam là nước đứng thứ hai thế giới về spam email, chiếm khoảng 7.8% tổng số email
spam trên toàn thế giới. (dựa theo Kaspersky Lab)

Tại sao email bị lọc vào mục spam?

Bởi vì email là một phương tiện truyền tải rất hiệu quả, đồng thời chi phí cũng rất thấp. Cho nên những kẻ spam thu thập hàng triệu email và gửi đi mà không cần quan tâm số lượng. Và trong số hàng triệu email gửi đi đó chỉ cần vài người mua sản phẩm là đủ bù lại chi phí gửi.

Rất may, lượng email spam khủng khiếp kia đã bị giữ lại bởi một bức tường khổng lồ. Đó là Spam Firewall (BỨC TƯỞNG LỬA CHỐNG SPAM) trước khi đến hộp thư chính của bạn.

Tại sao email gửi vào spam

Spam firewall có nhiều lớp bảo vệ để phát hiện và chống lại các spam email:

1. Danh sách đen – Blacklist

Blacklist là gì? Thuật ngữ này có thể các bạn đã từng nghe khá nhiều. Hiểu đơn giản, nó là tên thường gọi của các tổ chức chuyên tìm kiếm, thống kê các máy chủ gửi thư rác. Những tổ chức này thường xuyên cập nhật các thủ thuật, dùng nhiều biện pháp để dò tìm các địa chỉ IP/ Email Server có dấu hiệu đáng ngờ. Họ hoạt động phi lợi nhuận và làm việc độc lập, không chịu ảnh hưởng của bất kỳ cơ quan hay chính phủ nào.

Trước khi email vào hộp thư đến của người nhận sẽ phải thông qua một đợt kiểm tra của các blacklist. Chính bước này đã chặn được khoảng 85% – 90% email spam.

Để kiểm tra xem IP của bạn có nằm trong danh sách blacklist không, bạn có thể sử dụng công cụ Mxtoolbox.

Kiểm tra Ip server blacklist - Email gửi vào spam

Cách gỡ bỏ IP server khỏi danh sách Blacklist

Bạn có thể gửi yêu cầu tháo gỡ IP server mail ra khỏi blacklist. Nhưng trước đó, bạn cần chắn chắn đã dừng mọi hoạt động gửi email marketing bằng server email của bạn. Bởi Blacklist sẵn sàng giam IP của bạn vĩnh viễn nếu server mail tái diễn phát tán thư rác nhiều lần.

Một số tổ chức phổ biến trong danh sách Blacklist bạn có thể gửi yêu cầu tháo gỡ:

  • The Barracuda Reputation Block List: http://www.barracudacentral.org/lookups
  • Spamhaus: http://www.spamhaus.org/lookup.lasso

Thông thường các tổ chức Blacklist sẽ xóa bỏ IP máy chủ ra khỏi danh sách trong vòng 7 ngày hoặc có thể lâu hơn tùy vào số lượng thư rác bị phát tán.

2. Các bộ lọc – Filters

Mặc dù danh sách blacklist rất chi tiết nhưng sẽ không lọc được hết toàn bộ các email spam. Một số vẫn lọt được vào hộp thư của bạn. Đây là lúc các bộ lọc email (filter) hoạt động và phân loại. Chúng sẽ quyết định email nào vào inbox hoặc spam.

Tại sao email vào spam? Các spam filters sử dụng rất nhiều yếu tố khác nhau để đánh giá. Mỗi yếu tố sẽ được những bộ lọc này chấm điểm. Có yếu tố làm tăng ít, có yếu tố làm tăng điểm nhiều. Nếu số điểm của bạn cao hơn một ngưỡng nhất định, email sẽ mặc định đưa vào spam.

8 nguyên nhân chính khiến email gửi đến bị lọc vào mục spam

1. Tính năng theo dõi email – Nguyên nhân gửi email vào spam

Nếu bạn đang sử dụng dịch vụ hoặc phần mềm email marketing, có thể kiểm tra xem có đang bật các tính năng theo dõi hay không. Ví dụ như: Theo dõi email mở, theo dõi click hoặc tính năng unsubcribe…vv…

Các tính năng tracking chỉ phù hợp với chiến dịch email tới khách hàng đã đăng ký nhận thông tin. Với mục đích tiếp thị quảng cáo tràn lan, chúng sẽ khiến tỷ lệ spam tăng cao.

2. Xem xét Tên Thương Hiệu và Tiêu đề

Dòng tiêu đề email và tên thương hiệu tưởng chừng không liên quan nhưng thực tế lại không như vậy. Chúng chính là nguyên nhân gửi email vào spam mà chúng ta cần xem xét.

Thường những lỗi người gửi hay mắc phải khiến mail rơi vào hộp spam là do:

  • Số lượng ký tự quá dài. Hãy chắc chắn rằng Tên thương hiệu gửi tối đa nên đặt 30 ký tự. Tiêu đề email cũng chỉ nên giới hạn khoảng 50 ký tự.
  • Bạn đang VIẾT HOA TẤT CẢ CÁC KÝ TỰ? Việc viết hoa thường gây thu hút sự chú ý với bộ lọc spam hoặc quảng cáo.
  • Trong tiêu đề và thương hiệu sử dụng quá nhiều ký tự đặc biệt? Chẳng hạn như dấu # $ % ! ….
  • Các cụm từ kích hoạt bộ lọc thư rác xuất hiện quá nhiều? Chẳng hạn như Click here, giảm giá, sale off, khuyến mãi, miễn phí, tốt nhất, rẻ nhất, hiệu quả nhất….

3. Link URL trong nội dung email

Nguyên nhân tác động mạnh nhất khiến email gửi vào spam là do đường link URL trong nội dung. Bởi nó cũng tương tự như bạn sử dụng các tính năng theo dõi email.

Hãy thử lần lượt xóa từng link chèn trong nội dung để kiểm tra xem nguyên nhân gửi email vào spam do link nào gây nên. Ngay cả việc bạn chỉ viết tên miền trang web cũng nên thử xóa bỏ (như phanmemmarketing.vn, phanmemtop.com…).

4. Gửi duy nhất một hình ảnh là nguyên nhân khiến email vào spam

Hình ảnh là yếu tố có thể làm tăng điểm số của bạn với các bộ lọc thư rác. Bởi rất nhiều kẻ xấu lợi dụng chúng để che dấu virus, độc hại.

Việc chèn quá nhiều hình ảnh hoặc chỉ gửi email bằng duy nhất một hình ảnh khiến thông điệp của bạn khả năng cao bị rơi vào mục thư rác.

5. Nội dung

Những lỗi dưới đây rất phổ biến, hầu hết người dùng thường xuyên mắc phải. Và hậu quả là bị các bộ lọc spam chặn đường:

nguyen-nhan-trong-noi-dung-khien-email-gui-vao-spam
  • Sử dụng cụm từ kích thích hay động ngay lập tức. Những cụm từ này thường thấy trong email của các tổ chức lừa đảo, phát tán tệp virus. Chẳng hạn như Click vào đây, Xem Ngay, Tải Ngay, Nhận Ngay, Click Here,…v.v
  • Dùng quá nhiều dấu chấm than !!!!!! hoặc các ký tự đặc biệt % $ # @ * &
  • VIẾT HOA TOÀN BỘ CÁC CHỮ CÁI.
  • Lạm dụng nhiều màu đỏ.
  • Copy nội dung từ nguồn bên ngoài rồi dán vào ứng dụng gửi email. (Chẳng hạn như copy nội dung từ Word, website, Blog, bài đăng Facebook, …v.v).
  • Email chỉ có 1 hình ảnh lớn, không có hoặc rất ít chữ văn bản. (Các bộ lọc không xem được hình, nên nó cho rằng bạn đang lừa nó).
  • Nội dung lặp quá nhiều một từ khóa. Ví dụ như Tên Thương Hiệu, Tên Công Ty, Tên Sản phẩm dịch vụ, Tên Dự án,…v.v. Lỗi này rất phổ biến trong email marketing. Điều này lâu dần sẽ khiến cho nó trở thành cụm từ kích hoạt bộ lọc thư rác.

6. Data Email không được làm sạch định kỳ

Đây là nguyên nhân khiến email gửi vào spam mà các nhà tiếp thị cần xem xét. Một danh sách email không được vệ sinh định kỳ sẽ mang lại:

  • Tỷ lệ thư bị trả lại (Bounce) cao
  • Lượt mở và click thấp
  • Số lượng khiếu nại, đánh giá spam cao.
  • Lượt hủy đăng ký tăng.

Tất cả những yếu tố trên cho các ISP thấy rằng bạn là người gửi xấu. Họ sẽ nhanh chóng hạ uy tín danh tiếng của bạn và chuyển các email của bạn vào mục spam.

7. Cấu hình Email server gửi đi

xác thực Dkim và SPF của máy chủ email

Một trong những yếu tố cơ bản khiến email gửi vào spam nằm ở việc bạn đã cấu hình sai email domain với server gửi. Lần lượt kiểm tra lại các yếu tố sau nhé :

Cấu hình SPF record

Sender Policy Framework (SPF) là một cơ chế đánh giá email nhằm phát hiện email có phải được giả mạo hay không. Cơ chế sẽ kiểm tra email được gửi từ domain nào. Và domain này có thuộc quyền của người quản trị domain đó hay không. Nói cách khác, Record TXT SPF là một kỹ thuật nhằm tăng độ tin cậy cho email của bạn khi gửi đi.

Chưa cấu hình DKIM

DKIM (DomainKeys Identified Mail) là một phương pháp xác thực e-mail bằng chữ ký số của domain gửi thư. Trong đó khóa công khai thường được công bố trên DNS dưới dạng một TXT record. Còn khóa còn lại được cấu hình trong mail server.

8. Email của bạn gửi đến địa chỉ của các tổ chức SPAM

Có một thực tế có thể bạn không hề biết. Đó là các tổ chức Blacklist thường tạo ra hàng loạt địa chỉ email (bẫy spamtraps) để kiểm tra và tìm kiếm IP spam. Nếu mail của bạn vô tình gửi đúng vào địa chỉ của các tổ chức này thì khả năng cao IP của bạn bị Blacklist. 

Hướng dẫn các bước sửa email vào Inbox

Lưu ý: Trong các bước sửa email vào inbox dưới đây, các bạn sẽ cần gửi thử tới những tài khoản khác. Với những tài khoản khi nhận được thư vào mục chính, quảng cáo hay spam tuyệt đối không mở email ra xem. Việc làm này khiến kết quả check Inbox các lần sau giảm sự chính xác.

Bước 1. Kiểm tra lại chất lượng data email

Bước đầu tiên là bạn cần xem xét lại danh sách email khách hàng. Với những data không rõ nguồn gốc thu thập, nên loại bỏ chúng. Hoặc tốt hơn hết, bạn nên tự thu thập, xin thông tin khách hàng để xây dựng data chất lượng. Hãy nói không với việc mua bán danh sách email.

Ngoài ra, các ISP luôn thống kê lại email được gửi từ địa chỉ IP nào và bạn đã dùng domain nào để phát tán thư quảng cáo. Kết quả chiến dịch sẽ phản ánh chất lượng email sender của bạn.

Tỷ lệ mở email, email bị trả lại (Bounce), số người đánh dấu spam (complaint) sẽ là các tín hiệu để ESP xếp hạng IP, domain của bạn có đáng tin cậy không. Từ đó đưa ra quyết định có nên cho phép thư của bạn vào inbox người nhận không.

Bước 2: Cân nhắc nên tạm dừng các tính năng tracking

Để theo dõi lượt đọc, click, các phần mềm gửi email sẽ gắn thêm hình ảnh rất nhỏ (1px) và trong suốt vào mỗi email. Như chúng tôi đã đề cập ở trên, tùy chọn này chỉ phù hợp gửi tới những người đã đăng ký Opt In.

Để email vào inbox với tỷ lệ cao, các nhà tiếp thị đang sở hữu data chưa được sự đồng ý của người nhận nên tắt tính năng này khi chạy chiến dịch.

Bước 3. Kiểm tra các thông tin gửi

Các thông tin gửi chúng tôi đề cập ở đây bao gồm: Địa chỉ gửi, Email nhận phản hồi, Tên Thương Hiệu và tiêu đề.

  1. Địa chỉ gửi: Các nhà tiếp thị nên sử dụng Gmail. Tránh sử dụng Email domain. Để tìm hiểu lý do tại sao, bạn có thể tham khảo thêm Câu hỏi thường gặp về Email Marketing.
  2. Tên Thương Hiệu: Không viết tên miền website, không viết hoa tất cả các ký tự. Nên giới hạn độ dài khoảng 4-5 từ.
  3. Địa chỉ email nhận phản hồi: Tương tự như địa chỉ gửi, bạn cũng nên tránh dùng email domain.
  4. Tiêu đề email: Không viết tên miền website, không viết hoa tất cả các ký tự. Nên giới hạn độ dài khoảng 8-10 từ.

Bước 4. Xem xét nội dung

Sau khi kiểm tra các thông tin gửi không có vấn đề, bạn cần xem xét tiếp nội dung. Để xác định nội dung có phải nguyên nhân khiến email gửi vào spam không, cách nhanh nhất là soạn một bức thư chỉ ghi vài câu đơn giản:

Ví dụ:
– Tiêu đề: Chào bạn
– Nội dung: Gửi thử nội dung bất kỳ.

Khi gửi thử, nếu thư mới này vào inbox, có nghĩa trong email cũ của bạn chứa yếu tố nào đó bị bộ lọc thư rác đánh dấu spam. Đến đây, chúng ta có một vấn đề cần xem xét:

  1. Nội dung cũ được soạn trực tiếp trên ứng dụng email.
  2. Nội dung cũ được sao chép từ nguồn bên ngoài bất kỳ rồi dán vào ứng dụng email.

Các bạn đang soạn email theo cách 2 có nhiệm vụ “làm sạch” nội dung. Với các bạn soạn email theo cách 1 hãy bỏ qua bước này.

Làm sạch nội dung cũ khi sao chép nó từ nguồn bất kỳ

Khi soạn email, người dùng thường copy trực tiếp từ nguồn khác (word, website, blog, facebook…v.v) rồi dán vào ứng dụng email để gửi. Cách làm này thường khiến nội dung tự động sinh ra các mã HTML không chuẩn. Chính xác là nó không đạt tiêu chuẩn MIME – Tiêu chuẩn quy định chất lượng email. Kết quả là các bộ lọc spam sẽ chặn luôn email đó.

Để có một nội dung email đạt chất lượng, bạn cần dùng công cụ chuyển đổi văn bản sang HTML. Ở đây Top sử dụng word2cleanhtml.

  • Bước 1: Copy nội dung từ nguồn bên ngoài rồi dán vào công cụ word2clean.
word2cleanhtml-convert-noi-dung-email-marketing
  • Bước 2: Bấm vào nút Convert to clean html. Nội dung của bạn sẽ được “làm sạch”. Nó chuyển đổi sang định dạng đơn giản hơn, dễ nhìn hơn. Như hình ảnh dưới đây, nội dung đang ở trạng thái html.
word2cleanhtml-convert-text-to-html

Bôi đen tất cả với tổ hợp phím Ctrl A rồi Copy lại chúng. Hoặc có thể bấm vào Copy cleaned HTML to clipboard trên ứng dụng word2clean để sao chép toàn bộ.

  • Bước 3:  Pate phần văn bản trên vào ứng dụng gửi email bạn đang dùng. Lưu ý, chế độ soạn thảo của ứng dụng cần chuyển sang html mới sử dụng được định dạng convert này. Bên dưới là ví dụ minh họa khi sử dụng phần mềm email marketing Top Email :
html-phan-mem-top-email

Bấm vào biểu tượng WYSIWYG Mode để xem nội dung ở chế độ soạn thảo văn bản. Bạn có thể tùy chỉnh tiếp nội dung nếu muốn.

noi-dung-email-marketing-bi-gui-vao-spam-da-duoc-convert

Như vậy, bạn đã có một email được làm sạch. Chúng ta bắt đầu tìm yếu tố khiến nội dung thư vào spam để khắc phục.

Cách xác định yếu tố trong nội dung khiến email vào spam

2 nguyên nhân chính khiến nội dung email gửi vào spam thường do:

  • Hình ảnh
  • Liên kết URL hoặc tên miền

Bạn hãy thử lần lượt xóa từng yếu tố trên rồi gửi thử để tìm nguyên nhân chính xác.

  • Nếu nguyên nhân khiến nội dung email vào spam do hình ảnh: Bạn hãy đổi tên hình ảnh và thử upload lên một trang khác để có URL mới. Ví dụ như ứng dụng photo của Google hoặc các website up ảnh lấy link. Lưu ý: Tên hình ảnh nên viết tiếng việt không dấu. Tránh viết quá dài hoặc chứa quá nhiều chữ số.
  • Nguyên nhân khiến nội dung email vào spam do liên kết website. Có thể nói URL là yếu tố hàng đầu khiến thư bị vào spam. Để đảm bảo email vào Inbox với tỷ lệ cao, bạn nên xóa nó khỏi nội dung.

Bên cạnh đó, trong quá trình khắc phục, hãy xem lại nguyên nhân khiến mail vào spam do nội dung ở trên. Nó sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm ra các yếu tố đáng nghi khác để tối ưu hơn hiệu quả Inbox của mình.

Kết luận

Mong rằng bài viết 8 nguyên nhân khiến email vào spam sẽ giúp ích nhiều với các marketer. Bên cạnh đó, các bạn cũng đừng quên lập kế hoạch duy trì tần suất gửi email hợp lý. Nếu chiến dịch diễn ra thường xuyên có thể gây khó chịu cho người nhận. Thậm chí, sẽ đánh dấu bạn là spam.

Hãy theo dõi để điều chỉnh tần suất gửi email marketing phù hợp với người nhận. Bạn có thể gửi mỗi tuần 1 lần. Hoặc giải pháp tốt nhất là khảo sát khách hàng để biết họ muốn nhận email thời điểm nào.

Ngoài ra, dịch vụ, phần mềm email marketing mà bạn đang sử dụng có thể ảnh hưởng đến việc thư có vào inbox hay không. Hãy tìm các nhà cung cấp dịch vụ SMTP server gửi email marketing uy tín.

Các bạn có thể tham khảo các tên tuổi như Amazon SES, SendGrid, Getrespone… cung cấp SMTP chất lượng tốt trên thế giới. Hiện nay, tại Việt Nam, Top Email là phần mềm tích hợp các server uy tín và được sử dụng rộng rãi trong cộng đồng tiếp thị email.

Comments

comments


Nguyễn Hà

"Không có phần mềm marketing tốt nhất, chỉ có phần mềm marketing phù hợp nhất" - Ha Nguyen | 090.234.0089