Phần Mềm Top

(Privacy Policy)

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ NGHIÊN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM VIỆT NAM
(sau đây gọi tắt là “Phần Mềm Top” hoặc “Top Software”)

Là một công ty công nghệ, Phần Mềm Top xây dựng Chính sách bảo mật thông tin này (“Chính sách bảo mật”) nhằm giải thích rõ ràng cách chúng tôi thu thập, sử dụng, chia sẻ và bảo vệ thông tin cá nhân khi bạn sử dụng các sản phẩm, dịch vụ và phần mềm do Phần Mềm Top cung cấp.

Chính sách này áp dụng cho tất cả các phần mềm trong hệ sinh thái Phần Mềm Top (bao gồm nhưng không giới hạn: Top FacePost, Top Zalo Support, Top MapScan, Top ZCare, Top Email Marketing, …) và các kênh liên quan như website, hệ thống hỗ trợ, kênh thanh toán, chăm sóc khách hàng.

Đối với một số sản phẩm hoặc tính năng cụ thể, Phần Mềm Top có thể ban hành chính sách bổ sung hoặc điều khoản riêng về quyền riêng tư (nếu có). Trong trường hợp đó, chính sách bổ sung sẽ được đọc và hiểu cùng với Chính sách bảo mật này.

Việc bạn truy cập, đăng ký, cài đặt, sử dụng sản phẩm/dịch vụ của Phần Mềm Top đồng nghĩa với việc bạn đã đọc, hiểu và đồng ý với các nội dung trong Chính sách bảo mật này.

---

1. THÔNG TIN BẠN CUNG CẤP CHO PHẦN MỀM TOP

Khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ của chúng tôi, bạn hoặc tổ chức của bạn có thể cung cấp cho Phần Mềm Top một số loại dữ liệu cá nhân, bao gồm nhưng không giới hạn:

1.1. Thông tin liên hệ & tài khoản

• Họ tên
• Số điện thoại
• Địa chỉ email
• Nghề nghiệp, chức vụ
• Tên doanh nghiệp / tổ chức
• Địa chỉ doanh nghiệp
• Thông tin đăng nhập tài khoản (username, mật khẩu được mã hóa)

Những thông tin này thường được thu thập khi bạn:

• Đăng ký tài khoản dùng thử
• Kích hoạt bản quyền phần mềm
• Đăng ký gói dịch vụ trả phí
• Liên hệ hỗ trợ, gửi yêu cầu tư vấn, báo lỗi

1.2. Thông tin giao dịch & thanh toán

Tùy từng sản phẩm/dịch vụ, chúng tôi có thể ghi nhận:

• Gói dịch vụ, thời hạn sử dụng
• Lịch sử thanh toán, hóa đơn, mã giao dịch
• Phương thức thanh toán (chúng tôi không lưu trữ đầy đủ thông tin thẻ ngân hàng như số CVV, ngày hết hạn… nếu thanh toán qua cổng trung gian; các thông tin nhạy cảm này được xử lý bởi đối tác thanh toán an toàn, tuân thủ chuẩn bảo mật tương ứng).

1.3. Thông tin kỹ thuật & nhật ký sử dụng

Khi bạn sử dụng phần mềm, chúng tôi có thể tự động thu thập một số thông tin kỹ thuật như:

• Loại thiết bị, hệ điều hành, phiên bản trình duyệt
• Địa chỉ IP, khu vực địa lý ước lượng
• Thời gian đăng nhập, thời lượng sử dụng
• Các thao tác cơ bản trong phần mềm (để phục vụ mục đích cải thiện trải nghiệm, hỗ trợ kỹ thuật, chống gian lận).

Những thông tin này thường ở dạng log hệ thống, không nhằm mục đích xác định danh tính cá nhân sâu hơn ngoài phạm vi cần thiết.

1.4. Nội dung trao đổi hỗ trợ

Khi bạn liên hệ với Phần Mềm Top (qua email, form liên hệ, Zalo, ticket hỗ trợ…), chúng tôi có thể lưu:

• Nội dung trao đổi
• File đính kèm bạn gửi
• Thông tin phản hồi, ghi chú hỗ trợ

Mục đích là để:

• Theo dõi tiến trình xử lý
• Nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng
• Giải quyết khiếu nại hoặc tranh chấp (nếu có).

---

2. MỤC ĐÍCH PHẦN MỀM TOP SỬ DỤNG DỮ LIỆU CÁ NHÂN

Phần Mềm Top chỉ sử dụng dữ liệu cá nhân của bạn cho các mục đích hợp pháp, minh bạch, và trong phạm vi nêu dưới đây hoặc được thông báo tại thời điểm thu thập.

2.1. Cung cấp và vận hành sản phẩm, dịch vụ

Chúng tôi sử dụng dữ liệu cá nhân để:

• Tạo và quản lý tài khoản sử dụng phần mềm;
• Kích hoạt bản quyền, quản lý gói dịch vụ, gia hạn hoặc nâng cấp;
• Vận hành và quản lý hoạt động kinh doanh của Phần Mềm Top (bao gồm xử lý thanh toán, hóa đơn, đối soát doanh thu);
• Cung cấp các tính năng của phần mềm (ví dụ: báo cáo, thống kê sử dụng, lịch sử thao tác);
• Gửi thông báo liên quan đến tài khoản, bản quyền, thay đổi tính năng, bảo trì hệ thống;
• Kết nối bạn với đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật, tư vấn hoặc chăm sóc khách hàng;
• Xác thực danh tính trong các tình huống cần đảm bảo an toàn tài khoản.

2.2. Nghiên cứu, phát triển và cải thiện sản phẩm

Chúng tôi có thể sử dụng dữ liệu để:

• Phân tích cách người dùng tương tác với phần mềm, từ đó cải thiện tính năng, hiệu năng, giao diện;
• Nghiên cứu nhu cầu, hành vi sử dụng để đề xuất những cải tiến phù hợp;
• Tạo báo cáo thống kê ở dạng tổng hợp, không định danh cá nhân, phục vụ mục đích nghiên cứu, phát triển sản phẩm và marketing.

2.3. Hỗ trợ, xử lý phản hồi và khiếu nại

Khi bạn gửi yêu cầu hỗ trợ, khiếu nại hoặc phản ánh vi phạm:

• Dữ liệu liên quan sẽ được sử dụng để kiểm tra, xác minh và xử lý;
• Tùy tính chất vụ việc, chúng tôi có thể cần sử dụng hoặc lưu trữ dữ liệu trong một khoảng thời gian nhất định theo quy định pháp luật và chính sách nội bộ.

Mặc dù chúng tôi luôn cố gắng bảo mật danh tính người phản ánh, trong một số trường hợp, việc cung cấp thông tin cho bên thứ ba (ví dụ: cơ quan nhà nước có thẩm quyền) có thể là cần thiết.

2.4. Tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi

Phần Mềm Top có thể xử lý dữ liệu cá nhân để:

• Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý, quy định của cơ quan nhà nước;
• Thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo hợp đồng, điều khoản dịch vụ;
• Phát hiện, ngăn chặn và xử lý các hành vi gian lận, tấn công hệ thống, lạm dụng dịch vụ;
• Bảo vệ quyền, tài sản, an toàn của Phần Mềm Top, khách hàng và cộng đồng người dùng;
• Tham gia hoặc hỗ trợ quá trình tố tụng, điều tra, thanh tra theo yêu cầu hợp pháp.

2.5. Theo sự đồng ý bổ sung của bạn (nếu có)

Trong một số trường hợp, chúng tôi có thể đề nghị bạn cấp sự đồng ý riêng cho một mục đích cụ thể (ví dụ: nhận bản tin marketing, chương trình ưu đãi, khảo sát chuyên sâu…).
Bạn hoàn toàn có quyền đồng ý hoặc từ chối, và có thể rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào (xem mục Quyền của bạn bên dưới).

2.6. Xử lý tự động và cá nhân hóa trải nghiệm

Để cá nhân hóa trải nghiệm, gợi ý tính năng, hoặc đề xuất gói dịch vụ phù hợp, chúng tôi có thể kết hợp:

• Xử lý tự động (bao gồm thuật toán, trí tuệ nhân tạo AI ở mức phù hợp với sản phẩm);
• Xử lý thủ công (nhân sự phân tích dữ liệu tổng hợp).

Mục tiêu là:

• Đưa ra gợi ý sát nhu cầu;
• Giúp bạn sử dụng phần mềm hiệu quả hơn;
• Không vượt quá phạm vi đã nêu và không xâm phạm quyền lợi hợp pháp của bạn.

2.7. Suy luận từ dữ liệu đã có

Dựa trên dữ liệu bạn cung cấp và quá trình sử dụng dịch vụ, Phần Mềm Top có thể hình thành một số suy luận ở mức tổng quát, ví dụ:

• Nhóm ngành nghề kinh doanh;
• Quy mô sử dụng;
• Mức độ quan tâm đến một số tính năng cụ thể.

Những suy luận này được dùng để:

• Tối ưu sản phẩm, gợi ý chức năng;
• Xây dựng chương trình chăm sóc và hỗ trợ phù hợp;
• Luôn trong phạm vi hợp lý và không xâm phạm đời sống riêng tư ngoài bối cảnh sử dụng dịch vụ.

---

3. CÁCH PHẦN MỀM TOP CHIA SẺ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

Phần Mềm Top không bán dữ liệu cá nhân của bạn cho bên thứ ba.
Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu trong các trường hợp dưới đây và luôn cố gắng giới hạn ở mức tối thiểu cần thiết.

3.1. Khi bạn sử dụng và kết nối với bên thứ ba

Khi bạn sử dụng phần mềm của Phần Mềm Top để kết nối với dịch vụ bên thứ ba (ví dụ: Gmail, Amazon SES, nhà mạng SMS, Zalo OA, công cụ email, cổng thanh toán…):

• Một số thông tin cần thiết sẽ được chia sẻ đến bên thứ ba để thực hiện đúng chức năng bạn yêu cầu (như gửi email, gửi SMS, gửi ZNS, xác thực thanh toán…);
• Mỗi bên thứ ba sẽ có chính sách bảo mật riêng, bạn nên đọc và hiểu điều khoản của họ;
• Chúng tôi chỉ chia sẻ trong phạm vi cần thiết để dịch vụ hoạt động.

3.2. Vì lý do pháp lý hoặc yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền

Chúng tôi có thể chia sẻ dữ liệu cá nhân mà không cần thêm sự đồng ý riêng trong các trường hợp pháp luật cho phép hoặc yêu cầu, bao gồm nhưng không giới hạn:

• Khi có yêu cầu hợp lệ từ tòa án, cơ quan điều tra, cơ quan thuế, hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Khi cần thiết để tuân thủ pháp luật, bảo vệ quyền, tài sản, sự an toàn của Phần Mềm Top, khách hàng hoặc cộng đồng;
• Khi cần thực thi, áp dụng hoặc bảo vệ các điều khoản hợp đồng, điều khoản sử dụng dịch vụ, hoặc chính sách nội bộ;
• Khi cần hỗ trợ phát hiện, phòng chống gian lận, tấn công an ninh mạng hoặc các hành vi bất hợp pháp.

3.3. Đối tác hỗ trợ vận hành, nghiên cứu, quảng cáo & phân tích

Trong một số trường hợp, Phần Mềm Top có thể chia sẻ một phần dữ liệu (thường là dữ liệu đã được ẩn danh hoặc giả danh) với:

• Đối tác cung cấp hạ tầng kỹ thuật, máy chủ, dịch vụ lưu trữ;
• Đối tác nghiên cứu, phân tích dữ liệu để cải thiện sản phẩm;
• Đơn vị quảng cáo, phân tích hành vi người dùng ở dạng tổng hợp, không định danh cá nhân.

Khi chia sẻ ở phạm vi này, chúng tôi:

• Áp dụng các biện pháp kỹ thuật và hợp đồng để yêu cầu đối tác tuân thủ bảo mật;
• Chỉ chia sẻ thông tin không thể xác định trực tiếp một cá nhân cụ thể, trừ khi có sự đồng ý hoặc yêu cầu pháp lý.

---

4. THỜI GIAN LƯU TRỮ VÀ BẢO MẬT DỮ LIỆU

4.1. Thời gian lưu trữ

Phần Mềm Top lưu trữ dữ liệu cá nhân của bạn trong thời gian:

• Cần thiết để thực hiện các mục đích nêu trong Chính sách này;
• Hoặc theo yêu cầu của pháp luật (ví dụ: thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán, hóa đơn…);
• Hoặc cho đến khi bạn yêu cầu xóa và yêu cầu đó được pháp luật cho phép thực hiện.

Khi dữ liệu không còn cần thiết cho mục đích đã nêu, chúng tôi sẽ:

• Xóa; hoặc
• Ẩn danh hóa dữ liệu (không còn xác định được cá nhân cụ thể).

4.2. Biện pháp bảo mật

Chúng tôi áp dụng nhiều biện pháp để bảo vệ dữ liệu khỏi:

• Truy cập trái phép;
• Mất mát, hư hại, thay đổi trái phép;
• Rò rỉ dữ liệu.

Các biện pháp có thể bao gồm:

• Mã hóa dữ liệu ở mức phù hợp;
• Phân quyền truy cập nội bộ theo nguyên tắc “cần đến mới được xem”;
• Ghi log truy cập hệ thống;
• Đánh giá và cải thiện thường xuyên các biện pháp an ninh kỹ thuật.

Mặc dù Phần Mềm Top nỗ lực tối đa, không có hệ thống nào an toàn tuyệt đối 100%. Trong trường hợp không may xảy ra sự cố liên quan đến dữ liệu cá nhân, chúng tôi sẽ:

• Thực hiện các bước khắc phục cần thiết;
• Thông báo cho bạn và/hoặc cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật (nếu cần).

---

5. QUYỀN VÀ LỰA CHỌN ĐỐI VỚI DỮ LIỆU CÁ NHÂN CỦA BẠN

Phần Mềm Top tôn trọng và tạo điều kiện để bạn thực hiện các quyền liên quan đến dữ liệu cá nhân của mình, trong phạm vi pháp luật cho phép.

5.1. Quyền truy cập và chỉnh sửa

Bạn có quyền:

• Xem lại dữ liệu cá nhân mà chúng tôi đang lưu trữ;
• Chỉnh sửa, cập nhật những thông tin chưa chính xác hoặc không còn phù hợp.

Việc này có thể được thực hiện trực tiếp trong phần mềm (nếu có tính năng), hoặc thông qua việc liên hệ với chúng tôi.

5.2. Quyền yêu cầu xóa dữ liệu

Trong một số trường hợp, bạn có thể yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân.
Tuy nhiên, chúng tôi có thể không thể xóa ngay nếu:

• Pháp luật yêu cầu phải tiếp tục lưu trữ (ví dụ: chứng từ kế toán, giao dịch tài chính);
• Dữ liệu còn cần thiết để giải quyết tranh chấp, khiếu nại, hoặc bảo vệ quyền lợi hợp pháp;
• Hạn chế kỹ thuật hoặc lý do bảo mật yêu cầu thời gian xử lý bổ sung.

Chúng tôi sẽ giải thích rõ cho bạn nếu rơi vào các trường hợp này.

5.3. Quyền hạn chế xử lý dữ liệu

Bạn có thể yêu cầu chúng tôi hạn chế xử lý dữ liệu của mình trong một số trường hợp, ví dụ:

• Khi bạn cho rằng dữ liệu không chính xác và cần thời gian để xác minh;
• Khi việc xử lý không còn cần thiết cho mục đích ban đầu nhưng bạn muốn chúng tôi giữ lại để phục vụ yêu cầu pháp lý hoặc bảo vệ quyền lợi.

Chúng tôi sẽ nỗ lực đáp ứng trong phạm vi hợp lý.

5.4. Quyền phản đối việc xử lý cho mục đích tiếp thị

Bạn có quyền phản đối hoặc yêu cầu chấm dứt:

• Việc sử dụng dữ liệu của bạn cho mục đích tiếp thị, quảng cáo, gửi thông tin khuyến mại…

Bạn có thể:

• Nhấn “Hủy đăng ký” trong email marketing (nếu có); hoặc
• Gửi yêu cầu về email: support@phanmemtop.vn.

Chúng tôi cam kết nỗ lực tốt nhất để xử lý yêu cầu trong thời gian hợp lý.

5.5. Quyền rút lại sự đồng ý

Trong trường hợp việc xử lý dữ liệu dựa trên sự đồng ý của bạn, bạn có thể rút lại bất cứ lúc nào.
Việc rút lại sự đồng ý không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của việc xử lý trước thời điểm bạn rút lại.

Bạn có thể rút lại toàn bộ hoặc một phần sự đồng ý bằng cách:

• Điều chỉnh cài đặt tài khoản (nếu có); hoặc
• Gửi email tới: support@phanmemtop.vn.

---

6. CẬP NHẬT CHÍNH SÁCH & THÔNG TIN LIÊN HỆ

Phần Mềm Top có thể cập nhật, điều chỉnh Chính sách bảo mật này theo thời gian để phù hợp với:

• Thay đổi về pháp luật, quy định;
• Thay đổi về sản phẩm, tính năng;
• Thay đổi về mô hình kinh doanh hoặc công nghệ.

Khi có cập nhật đáng chú ý, chúng tôi có thể:

• Thông báo trên website;
• Hoặc gửi thông tin qua email mà bạn đã đăng ký (nếu phù hợp).

Để được giải đáp thêm về Chính sách bảo mật, hoặc gửi yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân, bạn có thể liên hệ:

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ NGHIÊN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM VIỆT NAM
Thương hiệu: Phần Mềm Top / Top Software
Địa chỉ: Tầng 4, Tòa nhà HUD3 Tower, số 121–123 đường Tô Hiệu, Quận Hà Đông, TP. Hà Nội
Hotline: 096.212.4004
Office: 024.6683.4004
Email hỗ trợ quyền riêng tư & dữ liệu cá nhân: support@phanmemtop.vn