Hướng dẫn cách tạo mẫu chữ ký email chuyên nghiệp

Bạn đang làm việc, giao tiếp với đối tác và khách hàng chủ yếu qua email? Chữ ký email cũng giống như tấm danh thiếp của bạn. Nó thể hiện phong cách thương hiệu, đồng thời cũng cho người khác thấy bạn là một nhân viên chuyên nghiệp. Mẫu chữ ký email của bạn được tạo thiết kế như thế nào rồi?

Theo báo cáo, 82% các nhà tiếp thị sử dụng chữ ký email để tăng nhận thức về thương hiệu. Hơn nữa, một chữ ký tốt có chứa các liên kết và đầy đủ thông tin liên hệ có thể thúc đẩy lượng truy cập website và tạo ra nhiều khách hàng tiềm năng.

Nếu bạn chưa biết cách tạo mẫu chữ ký email chuyên nghiệp, hãy đọc hướng dẫn này của Top Marketing nhé. Chỉ với 5 phút, bạn sẽ nắm được những yếu tố cơ bản để xây dựng chữ ký email hiệu quả.

Mục lục nội dung

• Lợi ích của dòng chữ ký trong email
• Tại sao cần quan tâm đến thiết kế chữ ký email?
• Hướng dẫn cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp
  • Bước 1: Xác định những thành phần cơ bản của chữ ký trong email
  • Bước 2: Những điều cần lưu ý để thiết kế mẫu chữ ký email hiệu quả

---

Trước tiên, chúng ta cùng tìm hiểu một chút về ý nghĩa của dòng chữ ký trong email.

Lợi ích của dòng chữ ký trong email

Chữ ký email là một khối văn bản tùy chỉnh ở cuối email có thể bao gồm thương hiệu và thông tin liên hệ. Một mẫu chữ ký chuyên nghiệp được tùy chỉnh cao và phục vụ nhiều mục đích bao gồm:

• Thể hiện phép lịch sự chuyên nghiệp;
• Xây dựng nhận biết thương hiệu;
• Tạo khách hàng tiềm năng;
• Thúc đẩy lưu lượng truy cập đến trang web và các kênh xã hội;
• Tạo ra một kết nối tích cực với chính bạn và doanh nghiệp.

Trong một email, nếu như tiêu đề ảnh hưởng đến tỷ lệ mở, thì chữ ký hiệu quả sẽ tạo ra sự khác biệt trong mắt người đọc và thúc đẩy tỷ lệ phản hồi.

Tại sao cần quan tâm đến thiết kế chữ ký trong email marketing?

Phần chữ ký được đặt dưới nội dung của bất kỳ email cá nhân nào. Ban đầu, chúng được sử dụng cho mục đích chính là cung cấp thông tin liên lạc cơ bản. Sau đó, đã dần biến đổi trở thành một thông điệp marketing trực tiếp tinh tế hơn.

• Chữ ký trong các email có vai trò tương tự như tấm danh thiếp của bạn. Hiện nay, mỗi người có thể nhận tới hàng chục email trong một ngày. Chữ ký là một tín hiệu rõ ràng cho phép người nhận phân biệt giữa các công ty với nhau. Đồng thời nó cung cấp cho họ thông tin cụ thể để liên lạc khi cần. Ví dụ họ tên, chức danh, website, địa chỉ…

• Ngoài ra, tạo một mẫu chữ ký chuyên nghiệp trong email marketing còn giúp cho bức thư của bạn có độ tin cậy cao. Người nhận sẽ có đầy đủ thông tin để tìm hiểu bạn là ai. Điều này giúp tăng sức thuyết phục họ phản hồi lại hơn là những email không có.

Vậy chữ ký email nên thiết kế như thế nào để trở nên chuyên nghiệp? Chúng ta cùng bước sang phần tiếp theo.

Hướng dẫn cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp

Bước 1: Xác định những thành phần cơ bản của chữ ký trong email

Chữ ký email được thiết kế khác nhau tùy theo mỗi người, mỗi công ty và vị trí làm việc. Tuy nhiên, có những yếu tố cơ bản mà bất kỳ mẫu nào cũng cần bao gồm:

• Họ và tên
• Đại từ xưng hô
• Thông tin liên kết (Chẳng hạn như Chức vụ và Phòng ban)
• Thông tin liên hệ phụ
• Ảnh hoặc logo
• Biểu tượng hồ sơ xã hội

Họ và Tên

Cũng giống như các hình thức giao tiếp qua email, tên của bạn phải luôn được bao gồm. Điều này giúp người nhận biết rằng ai đang gửi đến cho họ. Họ tên thường là dòng mở đầu của khối chữ ký.

Đại từ xưng hô

Yếu tố này hiện đang được dùng khá phổ biến khi tạo chữ ký email. Nó giúp loại bỏ sự mơ hồ nếu tên của bạn khiến người nhận khó xác định giới tính.

Thông tin liên kết (Chẳng hạn như Chức vụ và Phòng ban)

Sau Họ Tên sẽ là thông tin liên kết của bạn. Các đơn vị liên kết có thể bao gồm chức danh, tên công ty và / hoặc bộ phận công việc của bạn.

Lưu ý, tên của bạn nên được nhấn mạnh để tạo điểm thu hút riêng khi xây dựng mối quan hệ với người nhận. Còn các thông tin liên kết đóng vai trò cung cấp ngữ cảnh cho cuộc trò chuyện và vai trò của bạn trong đó.

Ngoài ra, việc liên kết bản thân với tên công ty giúp bạn tăng thêm tính uy tín, đặc biệt nếu thương hiệu của bạn dễ nhận biết. Điều này giúp thu hút sự chú ý của người đọc để họ xem thông điệp nghiêm túc hơn.

Thêm liên hệ phụ khi tạo chữ ký email

Thông tin này rất quan trọng để đối tác biết thêm cầu nối khác liên hệ với bạn. Nó có thể bao gồm số điện thoại, fax hoặc bất kỳ phương thức liên lạc nào mà bạn muốn nhấn mạnh. Chẳng hạn như skype, zalo, viber…v.v.

Trong các tình huống mà bạn không muốn nói thẳng, bạn có thể tận dụng cơ hội này để quảng bá trang web cá nhân của mình – một cách thụ động để mở các đường truyền thông tin liên lạc mà không cần phải tiếp cận cộng đồng nếu bạn không muốn.

Biểu tượng hồ sơ xã hội

Thêm liên kết mạng xã hội vào chữ ký email có rất nhiều lợi ích, ví dụ như:

• Củng cố thương hiệu cá nhân. Đồng thời giúp mọi người tìm ra những cách mới để liên hệ và theo dõi bạn.

• Thúc đẩy lưu lượng truy cập đến nội dung trực tuyến của bạn nếu bạn đăng liên kết của nội dung đó lên mạng xã hội.

Vì vậy, hãy bao gồm các biểu tượng xã hội trong chữ ký của mình. Đảm bảo rằng bạn luôn cập nhật hồ sơ xã hội và xuất bản nhiều nội dung hấp dẫn, có liên quan.

Tuy nhiên, nếu bạn đang hiện diện trên nhiều nền tảng xã hội, hãy cố gắng giới hạn số lượng biểu tượng ở mức 5. Điều này giúp cho mẫu thiết kế chữ ký email của bạn không bị rối mắt. Nên tập trung vào các tài khoản quan trọng nhất để xây dựng thương hiệu của bạn.

Tạo chữ ký email chuyên nghiệp bằng cách thêm logo

Hình ảnh là một lựa chọn tuyệt vời khiến cho chữ ký email thêm chuyên nghiệp. Nếu bạn muốn nổi bật dấu ấn cá nhân, có thể thêm bức chân dung của bản thân. Ngoài ra, có thể sử dụng logo doanh nghiệp để tăng nhận thức cho thương hiệu.

Bước 2: Những điều cần lưu ý để thiết kế mẫu chữ ký email hiệu quả

Nhấn mạnh tên và thông tin liên lạc của bạn

Trong các mẫu chữ ký email được sử dụng phổ biến thì tên của người gửi thường xuất hiện đầu tiên. Tiếp đến là chức danh, vị trí công việc và tên công ty. Hãy nhớ bôi đậm hoặc nhấn mạnh họ tên của bạn để nó được ghi nhớ trong tâm trí người nhận.

Bên cạnh đó, việc đặt ảnh logo lên đầu tiên cũng được nhiều đơn vị áp dụng. Bởi nó đảm bảo thu hút sự chú ý của người đọc. Và khiến họ xem thông điệp một cách nghiêm túc.

Thiết kế đơn giản, gọn gàng

Phần email có chứa chữ ký của bạn, cho dù là tài khoản doanh nghiệp chuyên nghiệp hay tài khoản doanh nghiệp tùy chỉnh, đều có thể tùy chỉnh. Tuy nhiên, hãy cẩn thận, đừng để bị cám dỗ thêm vào quá nhiều tính năng cùng một lúc.

Nhiều khối, màu sắc và phông chữ, kết hợp hình ảnh tĩnh và động có thể gây choáng ngợp cho người xem. Dưới đây là một số cách thiết kế chữ ký email chung có thể giúp bạn đạt được sự cân bằng hoàn hảo:

• Sử dụng font chữ Serif. Ví dụ như Times New Roman, Garamond, Georgia, ..v.v.
• Tạo độ bão hòa thấp cho màu sắc. Bảng màu trầm có tác dụng làm dịu. Hoặc bạn có thể phối màu phù hợp với thương hiệu.
• Thêm đường kẻ (vách ngăn không gian).

Thêm mã vùng hoặc mã quốc tế trong số điện thoại

Nếu bạn thường trao đổi thông tin với quốc tế, đừng quên thêm mã quốc gia vào số điện thoại của mình. Khá nhiều người đã bỏ qua điều này. Việc thêm mã quốc gia thực sự hữu ích cho các đồng nghiệp và khách hàng quốc tế khi cần gọi trực tiếp tới bạn.

Làm cho thiết kế của bạn thân thiện với thiết bị di động

Người dùng di động kiểm tra email thường xuyên hơn gấp 3 lần so với người không sử dụng thiết bị di động.

Tối ưu thiết kế chữ ký email cho mọi thiết bị di động là yêu cầu bắt buộc nếu bạn muốn thể hiện mình là người chuyên nghiệp.

Đảm bảo văn bản của bạn đủ lớn để đọc trên màn hình di động nhỏ. Đồng thời các liên kết và nút của bạn nên đảm bảo khoảng cách để mọi người có thể chạm vào.

Bên cạnh đó, mẫu thiết kế email của bạn cũng cần chú ý đến chế độ tối – Dark mode. Rất nhiều người hiện nay đã thiết lập tùy chọn này cho các ứng dụng trên smartphone. Bạn có thể tìm hiểu thêm lý do Tại sao cần thiết kế chế độ tối cho email.

Tạo tính nhất quán cho các mẫu chữ ký email

Thật ngạc nhiên khi nhận email từ các cá nhân trong một tổ chức nhưng phần chữ ký của họ lại sử dụng màu sắc, thông tin khác nhau về công ty, và kiểu trình bày khác nhau. Điều này khiến người nhận cảm thấy họ đang làm việc với nhiều thương hiệu cùng lúc. Là một doanh nghiệp, bạn nên đảm bảo sự nhất quán khi tạo chữ ký email.

Kết luận

Chúng tôi hi vọng bài viết trên đây sẽ trở thành tài liệu hướng dẫn cách tạo chữ ký email hiệu quả, chuyên nghiệp cho bạn. Mong rằng bạn sẽ tạo được mẫu phù hợp với thương hiệu và mang lại cho email của bạn thêm dấu ấn riêng.

Chúc bạn thành công!

Comments

comments