Danh sách đen Email Blacklist là gì – Những điều cần biết

Nếu một ngày bạn gửi bất kỳ email nào cũng bị rơi vào mục spam của người nhận, vậy khả năng cao bạn đã có mặt trong danh sách đen. Email Blacklist là gì? Là một nhà tiếp thị, bạn đã từng nghe đến thuật ngữ này?

Với sự tràn lan ngày càng tăng của những thông tin gian lận, lừa đảo, virus…., các nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) đã phát triển thêm nhiều phương tiện khác nhau để bảo vệ người dùng tránh khỏi vấn nạn thư rác. Có thể kể đến như Bẫy thư rác Email Spamtraps, Bộ lọc thư rác và Danh sách đen Email Blacklist.

Top Marketing từng có bài viết chia sẻ về Email Spamtraps và Bộ lọc thư rác. Trong bài đăng hôm nay, chúng tôi sẽ giúp các bạn tìm hiểu thêm khái niệm Email Blacklist là gì. Nắm rõ được những kiến thức này, các nhà tiếp thị có thể tối ưu hơn khả năng gửi email vào inbox của mình. Hãy dành 3 phút để theo dõi nhé.

Mục lục nội dung

• Email Blacklist là gì
• Danh sách đen Email Blacklist hoạt động như thế nào
• Tại sao email của bạn có mặt trong danh sách đen Blacklist
  1. Lỗi nhà cung cấp IP
  2. Một hoặc nhiều tài khoản trong hệ thống máy chủ có hành vi spam
  3. Chiến dịch email marketing bạn thực hiện gặp nhiều khiếu nại
  4. Danh sách email của bạn chứa nhiều địa chỉ không hợp lệ
  5. Khối lượng gửi email tăng đột biến
• Cách kiểm tra IP / miền có nằm trong Blacklist không
  • Các bước kiểm tra IP/Email bị Blacklist
  • Cách khắc phục khi IP hoặc miền bị Blacklist
• Cách tránh IP/Miền bị đưa vào danh sách đen

---

Email Blacklist là gì?

Black list (Danh sách đen) là tập hợp tất cả những địa chỉ IP và tên miền (domain) có hành vi spam, gửi email hàng loạt làm phiền người nhận. Đây là cơ sở dữ liệu được lập theo thời gian thực. Mục đích của Black list nhằm cung cấp thông tin cho các máy chủ email nhận diện được những kẻ nào là spammer. Từ đó, các máy chủ sẽ từ chối/chặn các email gửi đến từ những địa chỉ xấu, hoặc phân loại thư vào mục rác/spam.

Có 2 loại danh sách đen chính:

1. IP Address Blacklisted (Địa chỉ IP bị đưa vào danh sách đen). Đây là tập hợp các địa chỉ IP bị nghi ngờ là gửi email spam hoặc các loại email lạm dụng khác.
2. Domain Blacklisted (Tên miền bị đưa vào danh sách đen). Danh sách này bao gồm tất cả các miền (domain) bị phát hiện gửi thư rác và gây hiểu lầm cho người dùng.

Khi địa chỉ email của bạn bị đưa vào Blacklist, email bạn gửi đi sẽ không vào được hộp thư đến của người nhận.

Danh sách đen Email Blacklist hoạt động như thế nào?

Cơ chế hoạt động của Email Blacklist

Khi bạn gửi email, nó sẽ được chuyển đến ISP phía người nhận. ISP sẽ kiểm tra để xác nhận xem địa chỉ IP của bạn có nằm trong bất kỳ danh sách đen nào không:

• Nếu hợp lệ, email sẽ vượt qua bước xét duyệt và tiếp tục chuyển tới hộp thư đến của người dùng.
• Ngược lại, nếu địa chỉ IP gửi có trong Blacklist, lập tức email sẽ bị giữ lại, không được chuyển tới hộp thư của người nhận nữa.

Gần 85% email được gửi hàng ngày bị coi là thư rác. Do đó, danh sách đen tồn tại để ngăn chặn một lượng lớn thư không mong muốn tiếp cận Inbox của mọi người.

Tất cả các tiêu chí để đưa email vào danh sách đen đều dựa trên các chính sách của ISP. Những ISP lớn thường xây dựng danh sách đen nội bộ của riêng họ. Nhưng nhiều ISP sử dụng Blacklist công khai do các công ty chuyên về lĩnh vực này điều hành.

Một số tổ chức chuyên cung cấp danh sách đen Email Blacklist

Các danh sách đen phổ biến nhất được duy trì bởi các công ty chuyên làm việc này. Mặc dù có rất nhiều danh sách trực tuyến, nhưng dưới đây là một số Blacklist được sử dụng rộng rãi nhất:

Danh sách đen Spamhaus

Spamhaus cung cấp một số lượng lớn danh sách được sử dụng bởi các công ty và ISP trên khắp thế giới.

Danh sách đen của họ được xây dựng dựa trên phương pháp Bẫy thư rác và các miền, IP đã biết đến của những kẻ spam. Địa chỉ bẫy thư rác của họ thường có trong các data mua bán.

Spamcop

Spamcop cũng sử dụng phương pháp Spamtraps và báo cáo spam để tạo danh sách đen của họ. Họ áp dụng một hệ thống điểm dựa trên các khiếu nại về thư rác để quyết định thêm một nguồn gửi vào Blacklist.

Barracuda

Danh sách của Barracuda là từ công ty bán dữ liệu, phần mềm trực tuyến và phần cứng bảo mật email và chủ yếu bao gồm các địa chỉ spam hệ thống của họ.

Như vậy, chúng ta đã tìm hiểu xong kiến thức cơ bản về Email Blacklist là gì. Tiếp theo, hãy cùng khám phá các lý do chính khiến IP bị đưa vào Blacklist.

Tại sao email của bạn có mặt trong danh sách đen Blacklist?

Các tổ chức chịu trách nhiệm tạo Black list hầu như không bao giờ nhập nhầm IP spam. Nếu thư của bạn nằm trong đó, vậy có nghĩa địa chỉ IP bạn đang sử dụng đã bị liệt vào danh sách đen. Những nguyên nhân khiến email bị blacklist do :

1- Lỗi nhà cung cấp IP

Một số ít trường hợp IP bị liệt vào Black list là do lỗi của nhà cung cấp. Những trường hợp này, bạn cần liên hệ trực tiếp tới phía dịch vụ để được đổi IP khác hoặc khắc phục sự cố này.

2- Một hoặc nhiều tài khoản trong hệ thống máy chủ có hành vi spam

Một hoặc nhiều tài khoản email nào khác thuộc máy chủ bạn đồng sử dụng đã có hành vi gửi thư hàng loạt.

Bạn có biết các công ty tạo Blacklist thường đặt Bẫy thư rác (Spamtraps) nhằm phát hiện spammers. Cụ thể: Phương pháp này sẽ sử dụng những địa chỉ email giả mạo hoặc email domain đã hết hạn. Sau đó ngầm phân tán chúng vào vô số các data email được quét trên website. Bất kỳ ai gửi đến danh sách này, họ sẽ dễ dàng bị nhận diện spam nhanh chóng. Và kết quả là IP bị liệt vào Blacklist.

3- Chiến dịch email marketing bạn thực hiện gặp nhiều khiếu nại

Nếu những người nhận được email của bạn nhấp vào nút Thư rác, điều đó sẽ khiến các ISP nghĩ rằng nội dung email hoặc việc vệ sinh danh sách của bạn là không tốt. Ngay cả những danh sách sạch và được chọn tham gia cũng có thể xảy ra điều này, nhưng nó vẫn bị tính là một đơn khiếu nại về spam. Càng nhiều khiếu nại, càng có nhiều khả năng một IP nằm trong danh sách đen.

Một kẻ gửi thư rác hoặc tin tặc đã phát hiện ra mật khẩu của bạn. Và do đó đã sử dụng email của bạn để gửi thư rác.

4- Danh sách email của bạn chứa nhiều địa chỉ không hợp lệ

Rất nhiều địa chỉ email bị trả lại là một mẹo đối với các ISP rằng danh sách của bạn có thể không được chọn tham gia hoặc hiện tại. Một số danh sách đen sử dụng địa chỉ thư rác để tìm người gửi thư rác. Spamtrap là một địa chỉ email không được sử dụng bởi bất kỳ ai nhưng vẫn có thể được tìm thấy và thu thập công khai cho các danh sách. Bất kỳ email nào được gửi đến nó sẽ không nằm trong danh sách được chọn tham gia và thường được tìm thấy trên các danh sách đã mua hoặc rất cũ.

5- Khối lượng gửi email tăng đột biến

Một danh sách tiếp thị qua email tốt sẽ phát triển theo thời gian khi khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng mới đăng ký nhận email. Nếu quy mô của một danh sách email tăng lên rất nhiều trong một khoảng thời gian ngắn, hầu hết các ISP (và các nhà cung cấp dịch vụ email) sẽ nghi ngờ một danh sách đã được mua.

Nếu bạn đang gửi thư qua ESP, rất có thể họ sẽ liên hệ với bạn nếu có vấn đề với bất kỳ email hoặc địa chỉ nào của bạn. Việc của họ là đảm bảo rằng họ có thể gửi một lượng lớn email thông qua ISP, vì vậy họ sẽ tự xóa mọi khối trên địa chỉ IP của mình. Nhưng nếu email của bạn là thủ phạm, họ sẽ có rất nhiều câu hỏi cho bạn về những gì bạn đang gửi và danh sách của bạn đến từ đâu.

Cách kiểm tra IP / miền có nằm trong Blacklist không?

1. Các bước xác minh IP hoặc miền có trong danh sách đen không:

• Bước 1: Kiểm tra lại tần suất, số lượng email được gửi đi từ máy chủ của bạn có gì bất thường phát sinh không.

• Bước 2: Bạn có thể nhận được thông báo từ nhà cung cấp Blacklist. Trong một số trường hợp, các công ty chịu trách nhiệm tạo danh sách đen sẽ thông báo cho chủ sở hữu biết IP của họ bị spam. Bạn nên kiểm tra xem có nhận được bất kỳ email nào từ các tổ chức điều hành Blacklist không.

• Bước 3: Có rất nhiều trang web để bạn có thể kiểm tra thông tin trực tuyến. Ví dụ như MX Toolbox. Nó cho phép nhập địa chỉ IP máy chủ hoặc tên miền. Sau đó trả kết quả ngay lập tức nếu bạn có tên trong những danh sách đen phổ biến.

2. Cách khắc phục khi IP hoặc miền bị Blacklist

Có hàng trăm danh sách đen trên thế giới. Nếu IP của bạn có mặt trong các Blacklist nhỏ, điều này sẽ không ảnh hưởng quá nhiều đến khả năng gửi email. Bởi các danh sách đen nhỏ hơn ít được các ISP lớn sử dụng. Ngoài ra, địa chỉ của bạn có thể cũng bị loại bỏ khá nhanh nếu không gặp khiếu nại trong các chiến dịch gửi email.

Tuy nhiên, nếu bạn nằm trong những danh sách đen của các tổ chức uy tín, đây là dấu hiệu cho thấy hoạt động gửi email của bạn có điều bất thường. Bạn sẽ cần liên hệ với tổ chức cung cấp Blacklist. Mỗi công ty đều có thông tin trên trang web hướng dẫn cách xóa khỏi danh sách đen của họ. Thông thường, quá trình này khá đơn giản. Chỉ cần đảm bảo thực hiện những gì họ yêu cầu để vệ sinh data của bạn.

Ngoài ra, bạn có thể gửi thư trực tiếp đến nhà cung cấp dịch vụ email (ESP) cho bạn. Họ sẽ cho bạn biết bạn cần làm gì để khắc phục sự cố Blacklist.

Cách tránh IP/Miền bị đưa vào danh sách đen

Sau khi tìm hiểu về Email Blacklist là gì; Nắm rõ được nguyên nhân bị đưa vào danh sách đen…v.v, chắc chắc bạn đã rõ Nội dung và Data là 2 nguyên nhân chính dẫn đến việc bị Blacklist. Dưới đây là một số cách giúp các nhà tiếp thị tránh danh sách đen ngay từ đầu:

1- Nội dung email

Hãy chắc chắn rằng bạn đang gửi những gì người đăng ký mong đợi từ bạn. Đồng thời luôn duy trì nội dung giá trị và cá nhân hóa các email.

2- Tần suất gửi email

Ngoài nội dung, hãy lưu ý đến tần suất chạy chiến dịch. Việc đột nhiên gửi một khối lượng lớn hoặc tăng tần suất gửi không tốt cho danh tiếng của bạn.

3- Đừng bao giờ mua danh sách email

Hãy giữ cho danh sách sạch sẽ bằng cách xóa mọi địa chỉ bị trả lại hoặc những địa chỉ không hoạt động. Nếu ai đó không mở email của bạn trên 3 tháng, nên cân nhắc xóa họ khỏi danh sách.

4- Phân đoạn danh sách

Điều này giúp đảm bảo những nội dung bạn xây dựng sẽ được nhắm mục tiêu hơn cho từng đối tượng. Bạn có thể phân đoạn theo vị trí, loại sản phẩm họ mua hoặc sở thích…v.v.

5- Sử dụng dịch vụ, phần mềm email marketing cho các chiến dịch tiếp thị

Đôi khi chúng ta cần gửi email hàng loạt đến cơ sở dữ liệu của mình để thông báo cho khách hàng về bất kỳ chương trình khuyến mãi, sản phẩm mới hoặc tin tức…v.v. Để thực hiện việc này, Top Marketing khuyên bạn không nên gửi hàng loạt trực tiếp bằng ứng dụng thư của mình. Ví dụ như Outlook, Hotmail, Mail, Gmail hoặc tương tự…v.v.

Cách thực hiện an toàn và tốt nhất là thông qua các công cụ tiếp thị email. Bởi theo cách này, chiến dịch được khởi chạy thông qua các máy chủ. Họ luôn đảm bảo tuân thủ các quy định chính sách chống thư rác.

Chúc bạn thành công.

Comments

comments