Quản lý hóa đơn
TOP CRM cho phép bạn dễ dàng quản lý hóa đơn của mình. Bạn có thể tạo một trong hai loại hóa đơn như hóa đơn một lần hoặc hóa đơn định kỳ tùy theo nhu cầu của từng khách hàng.
Hóa đơn một lần
Là hóa đơn được phát hành cho một giao dịch mua bán cụ thể ( gồm thông tin chi tiết của sản phẩm, mã hóa đơn,..v.v) và chỉ sử dụng được một lần duy nhất cho giao dịch đó.
Để hiển thị thông tin công ty và khách hàng mua, bạn cần nhập đầy đủ các thông tin theo yêu cầu :
Hóa đơn định kỳ
Hóa đơn định kỳ là loại hóa đơn được phát hành đều đặn theo một khoảng thời gian nhất định, thường là hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Hóa đơn định kỳ được sử dụng cho các dịch vụ có tính chất liên tục và lặp lại như các dịch vụ tiện ích( hóa đơn, điện nước, internet,..)
Chức năng này giúp đơn giản hóa quá trình thanh toán và quản lý tài chính cho cả người cung cấp dịch vụ và khách hàng , nó thiết lập một quy trình thanh toán tự động và đều đặn. Khách hàng có thể dễ dàng dự trù và quản lý ngân sách hàng tháng của mình, trong khi người cung cấp dịch vụ có thể duy trì dòng tiền ổn định.
Tạo hóa đơn
Tạo hóa đơn mới bằng cách click vào (1) biểu tượng Thêm nhanh hoặc bằng cách click vào (2) Thêm hóa đơn.
Quá trình tạo hóa đơn định kỳ bắt đầu bằng các bước tạo hóa đơn thông thường. Khi hóa đơn đã được tạo, bạn sẽ có tùy chọn đặt hóa đơn thành hóa đơn định kỳ.
Tùy chỉnh hóa đơn
Ngoài hoạt động chỉnh sửa cơ bản, phần mềm Top CRM hỗ trợ nhiều thao tác tùy chỉnh khác giúp bạn xử lý hóa đơn thuận tiện hơn:
(1) Chỉnh sửa hóa đơn:
- Để chỉnh sửa hóa đơn, click vào nút chỉnh sửa hóa đơn. Thao tác này sẽ thay đổi hóa đơn từ chế độ xem sang chế độ chỉnh sửa.
(2) Xóa hóa đơn:
- Khi bạn xóa hóa đơn, các mục trong hóa đơn cũng sẽ bị xóa theo.
(3) Tải hóa đơn file PDF
(4) Sao chép hóa đơn
Tính năng này cho phép bạn tạo một bản sao của hóa đơn. Sau đó, bạn có thể đính kèm hóa đơn đó cho bất kỳ khách hàng hoặc dự án nào đó. Lưu ý:
- Các khoản thanh toán sẽ không được sao chép .
- Cài đặt định kỳ sẽ không được sao chép.
(5) Cài đặt định kỳ: Hóa đơn sẽ được tự động nhắc hẹn và gửi tới khách hàng theo khoảng thời gian được thiết lập sẵn. Ví dụ: Sau 1 tháng, 60 ngày hoặc 1 năm…. hóa đơn sẽ được tự động làm mới ngày tạo và gửi tới email khách hàng khi họ đến hạn cần thanh toán (gia hạn)
(6) Thêm khoản thanh toán
- Bạn có thể thêm các thanh toán thủ công vào hóa đơn.
- Các khoản thanh toán từ bất kỳ cổng thanh toán nào được kích hoạt sẽ tự động được thêm vào hóa đơn.
(7) Hóa đơn qua email
- Tính năng này để gửi lại hóa đơn cho khách hàng sau khi đã đăng ký mua sản phẩm và để xác nhận lại các thông tin.
(8) Xuất bản hóa đơn
- Khi bạn tạo hóa đơn, trạng thái mặc định của nó được đặt là Bản nháp. Khách hàng sẽ không thể xem được hóa đơn bản thảo này. Khi được xuất bản, hóa đơn sẽ tự động hiển thị trong hệ thống CRM của khách hàng. Ngoài ra, bạn cũng có thể tùy chọn gửi email hóa đơn thông báo tới khách.
(9) Đặt ngày lập hóa đơn
(10) Thêm sản phẩm mới: Dành cho những trường hợp bạn cần thêm một sản phẩm mới không có trong danh mục Sản phẩm hiện tại của Doanh nghiệp.
(11) Thêm dòng thời gian mới
(12) Sản phẩm: Thêm mới sản phẩm từ việc chọn mặt hàng đã có sẵn trong danh mục Sản phẩm của doanh nghiệp.
(13) Chi phí: Những chi phí chiết khấu, giảm giá cho sản phẩm cần thêm khi tạo hóa đơn.
Xuất bản hóa đơn
Trước khi được xuất bản, hoá đơn của bạn vẫn sẽ ở trạng thái “Bản nháp” và chỉ bạn mới có thể thấy. Việc xuất bản hóa đơn sẽ được hiển thị cho khách hàng và cũng sẽ gửi thông báo qua email cho khách hàng của bạn.
Để xuất bản hóa đơn, bạn chỉ cần bấm Xuất bản như hình dưới đây:
- Tự động hóa tiếp thị gửi email - Tháng Mười 24, 2024
- Gửi tin nhắn Zalo ZNS - Tháng Mười 24, 2024
- Tổng quan về khách hàng - Tháng Sáu 17, 2024
- Tổng quan hóa đơn - Tháng Sáu 17, 2024
- Tuỳ chỉnh cài đặt trong dự án - Tháng Sáu 17, 2024
- Tổng quan khách hàng tiềm năng - Tháng Sáu 17, 2024
- Tổng quan dự án - Tháng Sáu 17, 2024
- Quản lý dự án - Tháng Sáu 17, 2024
- Tạo khách hàng tiềm năng - Tháng Sáu 17, 2024
- Sản phẩm bán hàng - Tháng Sáu 17, 2024
