5 cách làm sạch danh sách email marketing của bạn

Phát triển danh sách email là yếu tố quan trọng của mọi chiến dịch tiếp thị qua email. Nhưng điều quan trọng không kém để bổ sung cho những nỗ lực đó là việc làm sạch danh sách khách hàng thường xuyên. Đây là quá trình bạn loại bỏ các liên hệ không hoạt động, bị trả lại hoặc hủy đăng ký khỏi data. Công việc này vô cùng quan trọng và thiết yếu trong hoạt động tiếp thị.

Trong bài viết hôm nay, Top Marketing sẽ giúp bạn hiểu rõ vai trò quan trọng của việc vệ sinh danh sách email. Cùng với đó, chúng tôi cũng sẽ chia sẻ 5 cách đơn giản giúp bạn làm sạch, duy trì data chất lượng.

Tại sao phải làm sạch danh sách email?

Trước hết Top Marketing xin giải thích khái niệm danh sách email sạch là gì ?

Danh sách email sạch bao gồm những người đồng ý nhận thông tin, vẫn muốn tiếp tục theo dõi tin tức của bạn. Và hơn hết, họ sẽ không đánh dấu bạn là spam. Danh sách này không bao gồm những khách hàng đã từ chối, hủy đăng ký.

Một trong số những nguyên nhân làm cho chiến dịch email hoạt động kém hiệu quả đều bởi Danh sách email không “sạch”. Nếu bạn vẫn cố tình gửi email đến những người không muốn nhận thông tin, theo thời gian, tỷ lệ báo cáo spam sẽ tăng dần. Đây là nhân tố làm ảnh hưởng, suy giảm uy tín của bạn nghiêm trọng. Từ đó khiến cho các thư bạn gửi đi trong tương lai có nguy cơ rơi vào mục spam. Xem thêm: Những điều cần biết về bộ lọc thư rác.

Bên cạnh đó, làm sạch danh sách email thường xuyên giúp các nhà tiếp thị giải quyết 2 vấn đề phổ biến:

1. Tránh gửi email đến các địa chỉ email không hoạt động.
2. Khả năng phân phối kém gây ảnh hưởng tới danh tiếng người gửi.

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn 2 yếu tố này.

1. Địa chỉ email có xu hướng không hoạt động

Danh sách email tự nhiên giảm dần theo thời gian. Một số nghiên cứu cho thấy rằng chỉ trong 28 ngày, 4,5% người đăng ký có thể không phản hồi.

Theo thời gian, người dùng có thể đã hủy tài khoản hoặc bỏ không sử dụng địa chỉ email nữa. Những địa chỉ này thường sẽ được các nhà cung cấp thu hồi lại. Sau đó tái chế chúng thành các Bẫy Thư Rác. Tìm hiểu thêm Bẫy thư rác – Spam traps.

Những trường hợp không làm sạch danh sách email thường xuyên, khi gửi tới những Bẫy này, sẽ bị đánh giá là người gửi xấu. Theo thời gian, nếu bạn vẫn liên tục liên hệ tới các Spam Traps, danh tiếng gửi sẽ bị ảnh hưởng.

2. Hiệu suất chiến dịch kém làm hỏng khả năng phân phối và danh tiếng gửi của bạn

Duy trì một danh sách email sạch sẽ giúp bạn đạt được khả năng gửi tối đa.

Khả năng phân phối là một chủ đề phức tạp và bao gồm nhiều thành phần như: Danh tiếng của người gửi, danh tiếng miền, v.v. Nhưng điều quan trọng là phải hiểu các nguyên tắc cơ bản.

Mỗi miền đều có danh tiếng riêng. Khi bạn gửi email từ miền của mình, ISP của người nhận sẽ đóng vai trò là người gửi thư. Nó có một công việc duy nhất: Nhận những email hữu ích và loại bỏ email tiềm năng gây rắc rối. Để xác định email nào tốt hay xấu, các ISP xem xét danh tiếng miền của người gửi. Nếu danh tiếng miền của bạn tốt, bạn có thể tham gia. Nếu không, bạn sẽ bị chặn ở bên ngoài.

Nhưng bất kỳ danh tiếng miền nào cũng không phải là một thứ cố định. Danh tiếng luôn thay đổi dựa trên một số yếu tố:

• Có bao nhiêu người đăng ký mở email
• Số lượng nhấp vào liên kết của bạn
• Số người gắn nhãn thư rác
• Bao nhiêu email bị trả lại (Khái niệm Bounce trong email marketing)
• …v.v.

Như vậy, làm sạch danh sách email là ưu tiên hàng đầu.

5 cách giúp bạn làm sạch danh sách email

1. Thực hiện tùy chọn tham gia kép

Có một số cách để xác nhận địa chỉ email khi đăng ký. Chúng tôi khuyên bạn nên cung cấp phương thức chọn tham gia kép. Vì đó là cách tốt nhất để đảm bảo rằng người đăng ký thực sự muốn email của bạn.

Chọn tham gia kép yêu cầu người đăng ký nhập email của họ vào mẫu đăng ký. Sau đó xác nhận lại một lần nữa (thường là email xác nhận có liên kết mà họ cần theo dõi để hoàn tất đăng ký).

Chọn tham gia kép có thể yêu cầu thêm một chút công việc của người dùng. Nhưng nó đáng giá cho cả người gửi và người nhận. Vì nó tự động giúp xóa các địa chỉ email bị sai định dạng (do lỗi nhập dữ liệu hoặc khách hàng cố tình cung cấp sai thông tin) khỏi danh sách ngay lập tức. 

2. Xác định tần suất dọn dẹp để làm sạch danh sách email

Quyết định tần suất làm sạch danh sách email phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Theo nguyên tắc chung, bạn nên làm sạch danh sách email của mình theo định kỳ.

Top Email khuyên bạn nên làm một lần mỗi quý hoặc ngay khi bạn nhận thấy tỷ lệ mở giảm đột ngột. Tuy nhiên, nếu bạn đang tăng nhanh số lượng người đăng ký mới, thì việc kiểm tra hàng tháng có thể phù hợp hơn.

Lời khuyên: Không mua danh sách từ các nhà cung cấp bên thứ ba hoặc bất kỳ ai. Phần lớn tệp danh sách sẽ không mang lại cho bạn nhiều giá trị. Thậm chí, nó có thể khiến bạn có tên trong danh sách đen – Blacklist.

3. Xóa các email bị trả lại và không hợp lệ

Hầu hết các hệ thống sẽ tự động loại bỏ các email bị trả lại vĩnh viễn (Hard Bounce) sau hai lần thử. Bạn đừng cố thử gửi lại đến các địa chỉ email không hợp lệ này. Bởi nó có thể có tác động tiêu cực đến khả năng phân phối của bạn.

4. Phân loại riêng các đối tượng không có bất kỳ tương tác nào (mở, click) với email của bạn trên 3 tháng

Sau khoảng 3 tháng, nếu đối tượng nào đó đã không mở bất kỳ email nào của bạn, đã đến lúc loại họ khỏi danh sách.

Các ISP như Gmail và Yahoo thường xem xét các số liệu tương tác của người nhận để đánh giá người gửi. Chỉ những nguồn gửi xấu mới thường có tỷ lệ mở, click kém. Vì vậy, hãy luôn theo dõi phản hồi của khách hàng để kịp thời điều chỉnh chiến lược email marketing của bạn. Nếu bạn đang gặp vấn đề về tỷ lệ hủy đăng ký tăng, hãy xem cách giảm tỷ lệ hủy đăng ký email.

5. Sử dụng các dịch vụ kiểm tra email tồn tại để làm sạch danh sách

Bạn có thể sử dụng các dịch vụ hoặc phần mềm kiểm tra email tồn tại. Những công cụ này có tác dụng lọc email sống và phân loại riêng các liên hệ không hoạt động.

Top Email Verify là phần mềm Việt được lập trình bởi công ty Top Marketing. Ứng dụng này không kiểm tra được các email của Yahoo, Hotmail. Tuy nhiên, với Gmail và các email tên miền, kết quả kiểm tra khá chính xác. Vì vậy, công cụ này được sử dụng rất phổ biến tại Việt Nam hiện nay.

Tóm lại

Không có ích gì khi gửi email đến các địa chỉ cũ. Làm sạch danh sách email giúp bạn tập trung vào việc cải thiện giao tiếp với khách hàng.

Những điểm chính bạn cần lưu ý trong bài kiến thức này:

1. Vệ sinh danh sách kém có thể dẫn đến khả năng gửi email kém, khiến bạn mất doanh thu.
2. Nếu bạn sắp chuyển đổi ESP, hãy xem xét việc làm sạch danh sách email. Mục đích nhằm bảo vệ danh tiếng gửi của mình.
3. Thường xuyên (mỗi quý một lần) vệ sinh danh sách email. Hãy xóa những người đã hủy đăng ký hoặc chưa mở email của bạn trong ba tháng gần nhất.
4. Giữ mức độ tương tác email cao bằng cách áp dụng phân đoạn email và tự động hóa tiếp thị tích cực hơn.

Chúc bạn thành công!

Comments

comments